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Hasta ahora, los formularios en PDF no suponen ningún tipo de interacción con Bases de Datos. Esto es, la información de que contiene cualquier Tablas de Datos no podía insertarse en los campos definidos dentro de un PDF ya que su definición era estática y sólo puede determinarse a través del Adobe Acrobat o programas que se haya generado. En consecuencia, los campos y las listas desplegables que forman parte de un formulario en PDF no conforman la flexibilidad para su mantenimiento que óptimamente sería necesario.
Después de un largo y complicado proceso de investigación, el Grupo Palluc ha conseguido que cualquier PDF interactúe con los datos, de tal forma que todo documento PDF puede actuar como: formulario de captación e introducción de datos y, además, como resultado final de su presentación en un cualquier Registro interno o, simplemente, para su impresión y posterior envío.
Asimismo, la solución Palluc DataForm contiene otras herramientas de apoyo como: módulo de automantenimiento a través de la
Gestión DataForm; seguridad y fiabilidad del sistema a través de nuestros componentes de implantación de firma electrónica avanzada; compatibilidad con formularios XML; inserción de cualquier elemento gráfico en el formulario PDF; sistema de trabajo tanto en local (autónomo) como en on line y en off line; y otras muchas más funcionalidades que hacen de nuestro producto pueda considerarse el más innovador y eficiente para la TeleAdministración.
Por todo ello, podemos concluir que la Solución Global
Palluc DataForm es un sistema web seguro de intercambio de datos a través de documentos electrónicos PDF, sistema en que debe basarse la Tele-Administración.
Brevemente podríamos citar los elementos que conformarán el entorno telemático:
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Plantilla o formulario PDF. Contiene el diseño gráfico y los campos que conforman este formulario. Podremos reutilizar todos los formularios pdf que ya cuelgan de las web y portales de la Administración.
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Infraestructura de la Administración: Bases de Datos y Programa de Gestión.
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Creación de la web de interacción de los dos elementos anteriores. Aquí es donde utilizamos las herramientas y componentes de desarrollo informático del producto Palluc DataForm para conseguir que:
Todo ello supone una web en la cual tendrá acceso el usuario, en donde pulsará sobre el trámite que desea realizar y obtendrá a continuación el formulario que deberá rellenar, el cual contendrá toda la facilidades que la Administración ha introducido (campos ya rellenados, controles de mecanización, listas desplegables de municipios, provincias, ..., para que sólo tenga que elegir, etc...). Una vez rellenado, pulsará el botón enviar, para que la información que contenga el formulario se remita al servidor web de la Administración, realice las inserciones y comprobaciones que desee, y la devuelva la contestación y el documento justificante de la presentación.
En ese sentido, el programa GesDataForm realiza automática la web de interacción, ahorrando espectacularmente tiempo y costes de implementación y mantenimiento de la plataforma telemática.
La TeleAdministración que posibilita nuestro producto es accesible y transparente a cualquiera ya que el usuario sólo necesitará:
Al ser igual el formulario pdf electrónico al de papel no es necesaria ningún tipo de formación específica.
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Los PDF se utilizan muchísimo en Internet como mero formulario o modelo en blanco para que, una vez ya impreso por el usuario, se rellene manualmente y se puedan presentar por ventanilla en el organismo público correspondiente. Esto es, el PDF se utiliza sólo como simple sustituto del impreso legal en papel.
En algunos casos, el PDF se presenta en formato formulario para que se pueda rellenar completamente por el usuario. Como ya hemos dicho, no existe ninguna interactividad de este PDF con Bases de Datos, ya que su concepción es totalmente estática: los contenidos de las listas desplegables o combobox se definen desde la propia edición del formulario PDF; todos los campos tienen que mecanizarse manualmente en cada uno de ellos; cuando cambian las opciones de las listas desplegables, tienen que volverse a mecanizar manualmente en todos y cada uno de ellos; no se aceptan campos de imagen; no se anexan o crean páginas del formulario atendiendo a la cantidad de información que se vaya a transmitir; no se adjuntar documentos electrónicos; ... etc... Esta limitaciones hacen que un sistema de TeleAdministración basados en formularios PDF estáticos sea inmantenible.
Esto es, imaginemos que hayamos conseguido crear unos 1.500 formularios pdf desde el Adobe Acrobat, éstos por definición son estáticos, por lo que los valores de las listas desplegables (municipios, organismos, subvenciones, tipos expedientes, calificaciones viviendas, ministerios, direcciones generales, tipos procedimientos administrativos, etc...) y valores determinados de algunos campos (nombre del Conseller, nombre de la Consellería, persona encargada, dirección del organismo, logotipos del organismo, teléfono, fax, dirección de atención al público, horario de registro, etc...) se han introducido manualmente en dicho programa. Por qué decimos que esto es imposible de conseguir:
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El esfuerzo de mecanizar 1.500 veces, o muchas más, las mismas listas desplegables y datos en los formularios pdf es una locura, ya que cuando tengamos el formulario realizado igual ya ha cambiado parte del contenido y todo ello sea un círculo vicioso que conlleve a no poder lanzar el proceso telemático.
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Suponiendo que lo hayamos conseguido, es bastante normal que los valores de las listas desplegables y los datos cambien continuamente (Conseller, Directores Generales, municipios, subvenciones, direcciones, teléfonos, etc..). Ello supondrá cambiar los formularios con las listas desplegables afectadas. Teniendo en cuenta los 1.500, vemos que el sistema es inmantenible.
Vemos que utilizar unos cuantos formularios, entre 1 y 20, pdf estáticos es factible. Pero eso no es TeleAdministración, para ello tenemos que buscar un sistema eficiente y productivo que mantenga, por ejemplo, los más de 15.000 formularios de
algunas Administraciones Públicas.
Asimismo, nuestro producto Palluc DataForm reutiliza el camino recorrido hasta ahora (formulario pdf ya diseñados y las Bases de Datos que utiliza la Administración) para generar formularios pdf interactivos, fáciles de crear y mantener, base eficiente de la TeleAdministración. De esta forma, también para obviar costes de reimplantación ya que se reutiliza todo lo hecho hasta la fecha.
Por tanto, los sistemas web o locales que utilizan los componentes de desarrollo
DataForm Interactivos consiguen las siguientes innovaciones–ventajas-funcionalidades:
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Transformación de los formularios PDF en
formularios PDF interactivos:
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Cualquier campo de un formulario PDF se pueda rellenar con la información de cualquier Base de Datos, tanto si se tratan de valores específicos (nombre Conseller, dirección, horario) o de la totalidad del contenido de cualquier tabla.
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El contenido de las listas desplegables o combobox se pueden obtener de los datos existentes en cualquier Tabla de Datos. Asimismo, el mantenimiento de dichas listas de desplegables es automático y optimizado: cada vez que cambiamos el contenido de la tabla de datos, automáticamente cambiarán todos los formularios PDF que contengan esa misma lista de desplegables ya que cada vez que el usuario solicita un formulario, el sistema lo realiza al vuelo con los datos actualizados. Esta funcionalidad simplifica muchísimo el mantenimiento de los formularios ya que se tratan de tablas genéricas para todos o para un rango de ellos. Como ejemplo podemos citar: provincias, poblaciones, ministerios, organismos públicos, staff directivo, tipos de expedientes, parámetros propios del propio formulario, etc...)
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Podemos unir datos con documentos PDF para generar posteriormente un formulario PDF para que finalmente el usuario pueda rellenar los campos que faltan. Por ejemplo, si conocemos el perfil del usuario (NIF, nombre, domicilio,....), los datos que los componen el sistema puede rellenarlos automáticamente, facilitando la tarea del usuario y ofreciendo mayor valor añadido del servicio.
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Anexar tantas páginas determinadas del formulario atendiendo las necesidades de cada momento (volumen de información a mecanizar, transmitir, ..., número de documentos electrónicos que puede adjuntar y visualizar).
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Una vez que el usuario haya mecanizado adecuadamente el formulario, podemos realizar los siguientes procesos:
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Compatibilidad y optimización del sistema con todas las herramientas y capas de
seguridad e integridad desde la web. Esto es, la seguridad como la mejor herramienta de trabajo y credibilidad.
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Componentes propios para la implantación de firma electrónica avanzada. Introducimos la
autentificación y seguimiento del usuario, el control horario por conexión,
la firma electrónica digital (1024 bits), el no repudio de documentos y la
encriptación de datos, mediante certificados digitales (Certificados X.509). A través de nuestro sistema se obtiene el nivel más alto de seguridad para la interacción entre datos y documentos electrónicos. En ese sentido, garantizamos el óptimo funcionamiento de certificados de la Fábrica Nacional de Moneda, de la Generalitat Valenciana y los de Camerfirma, así como la compatibilidad con otras entidades certificadoras estándares.
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Utilización activa de web seguras o de confianza a través de protocolos estándares como SSL 3 (https).
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Posibilidad de diferentes interacciones y escenarios de TeleAdministración.
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On Line: TeleAdministración exclusivamente desde la web. Sistema recomendado.
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Sistema Autónomo: A través de un programa informático tipo windows que se instala en el ordenador del usuario se genera el formulario pdf para su presentación personal.
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Off Line: Es un híbrido entre el sistema on line y el autónomo. Algunos formularios administrativos son tan extensos y complejos (25 páginas y más de 2.000 campos) que es impensable que se puedan rellenar en un único momento. Es por ello que posibilitamos que dichos documentos puedan cumplimentarse cómodamente desde el PC del usuario y
sin necesidad de estar conectado a Internet. Una vez cumplimentado, se adjuntará a la web o se enviarán los datos por Internet pulsando el botón enviar, siendo nuestro sistema quién rescate su contenido, pudiendo desde ese momento operar como si el usuario hubiese estado on line.
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Calidad e Interactividad
Gráfica. Calidad respecto a que no renunciamos a que el formulario administrativo electrónico contenga
elementos gráficos que potencien tanto su utilidad como su atractivo
estético. Interactividad al poder insertar cualquier gráfico, códigos de puntos y/o de barras, generados tanto desde los datos del documento como desde adjuntar ficheros, garantizando de esta forma su integridad, su atractivo diseño y su facilidad de mecanización.
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Flexibilidad rentable. El DataForm Interactivo tiene dos componentes básicos: el formulario de entrada de datos y el documento final o resultante. El hecho de que dichos componentes no deban ser necesariamente iguales ni en diseño ni en contenido supone la obtención de una flexibilidad rentable para adaptarse a todos los casos probables de cualquier organización.
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Crea y gestiona cualquier proceso administrativo
complejo: solicitud + adjuntado de documentos + confirmación + notificación + envío y firmado de datos y documentos + justificante presentación.
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Total integración con los sistemas de Gestión Interna de la Administración.
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Garantía de Futuro. Al ser
compatible con XML, los formularios utilizables puede generarse tanto en el programa Adobe Acrobat® como en cualquier otro que genere formularios XML.
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Las ventajas que ya disponen los PDF estáticos son:
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Ya se utilizan como estándar en cualquier Administración Pública.
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Es el formato universal de intercambio de documentos electrónicos en Internet.
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Es el formato más implantado en el mundo. Su visor, el Adobe Acrobat Reader, es gratuito.
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Se puede generar desde cualquier programa informático de edición, tanto de texto como de diseño gráfico. Se elimina la restricción de dependencia a un determinado proveedor de software ya que conseguimos PDF desde cualquier programa estándar.
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Es multiplataforma. Independientemente de la máquina o sistema operativo el PDF es estándar.
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El tamaño que suelen ocupar es ideal para su transmisión en web.
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La calidad gráfica del PDF es inmejorable, equiparable como mínimo al modelo impreso en papel.
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Controlamos el resultado final que tendrá el modelo cuando se imprima: número de copias; contenido de cada copia, etc...
El Grupo Palluc ha conseguido que nuestro producto
Palluc DataForm sean una eficaz y eficiente realidad. Además de las ya citadas, hemos conseguido:
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Generación inteligente de formularios:
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Ahorro al generar pantallas de introducción de datos. Es mucho más dinámico y didáctico que se el usuario vaya rellenando desde el mismo modelo, pudiendo comprobar in situ como quedará.
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La integridad de los datos aumenta considerablemente al poder realizar máscaras de entrada de los campos, obtener campos calculados, comprobación de idoneidad de campos (por ej., letra del NIF).
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Mantenimiento automático del contenido de los PDF. Por cada formulario de PDF habrá un Objeto de Gestión de Datos, desligando de esta forma el diseño gráfico del modelos con su interacción con la Tablas de Datos. Si el organismo desea mantener con su propio personal del sistema, dejaremos que el código fuente del Objeto de Gestión de Datos (OGD) sea abierto. Para ayudar en el mantenimiento impartiremos formación técnica y metodológica para la adecuada gestión informativa de los OGD.
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Mejora y disminución de la Gestión Administrativa. Conseguimos que:
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Los procesos administrativos se reduzcan considerablemente. La presentación electrónica de documentos elimina: desplazamientos del usuario; trabajo en el registro de entrada; si la documentación es incompleta se le requiere en el mismo momento; el documento llega directamente a quien tiene que realizar la gestión; ...
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Los procesos administrativos se mejoran considerablemente. La presentación electrónica de documentos mejora: la calidad de servicio público; la carga de trabajo del organismo; aclara el procedimiento administrativo; el tiempo de reacción de la Administración; la calidad y las herramientas de trabajo; reducción de los errores administrativos; ....
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Mayor seguridad jurídica. Conseguimos que:
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La legislación vigente da la potestad a que el usuario conozca en todo momento la información existente en cada organismo que le puede afectar. Hasta ahora, esta exigencia legal tenía serias limitaciones prácticas que impedían su total cumplimiento. Con los
Palluc DataForm y desde la web, el usuario podrá ver y utilizar para sus gestiones administrativas todos sus datos existentes en los Organismos Oficiales, consiguiendo el cumplimiento total de esta exigencia legal.
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Al realizar un rellenado previo del formulario de entrada con los datos existentes en la Administración, el usuario consigue una mayor facilidad para realizar eficazmente sus gestiones administrativas además de minimizar los posibles errores administrativos y de mecanización. De esta forma, al ser el usuario quien mecaniza los datos restantes del formulario, la gestión administrativa está óptimamente compartida con los usuarios.
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Sistema estándar y escalable. Conseguimos:
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Implantar gradualmente la presentación electrónica vía Internet de documentos a la Administración. En una primera fase se pueden realizar los PDF sólo para que se impriman desde la web. En una segunda fase ya realizamos la presentación electrónica. El tiempo de implantación de esta segunda fase es casi inmediata, porque el camino que hemos recorrido en la Fase I lo aprovechamos totalmente.
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Que la información se intercambie entre las grandes plataformas informáticas de las Administraciones con los ordenadores personales de los ciudadanos.
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Podemos utilizar cualquier tipo plataforma informática y sistema operativo para la implantación de los
Palluc DataForms.
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Damos al usuario un servicio público de alto valor añadido:
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No tiene que desplazarse de su domicilio.
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Tiene sus datos en línea (las 24 horas días/365 días al año)
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Agilizamos y reducimos gestiones administrativas.
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Garantía de futuro de los
Palluc DataForm:
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Utilizamos herramientas tecnológicas de probada utilidad y universabilidad para dar un servicio público de alto valor añadido.
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Utilizamos el formato de documento, el PDF, de mayor implantación presente y futura en Internet.
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No dependemos de los intereses particulares de los diferentes fabricantes de software.
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La portabilidad de los PDF a otro formato diferente garantiza la migración futura a otros tipo de desarrollos o sistemas de gestión de documentos electrónicos.
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Grandes ventajas estratégicas para la Administración. Conseguimos:
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Gran ahorro de recursos financieros públicos.
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Aumentamos y agilizamos la burocracia administrativa.
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La imagen de la Administración mejora considerablemente.
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La Administración está más cerca de sus usuarios.
Resumiendo, la gran ventaja que aporta nuestro producto es que la TeleAdministración puede ser una eficiente realidad. Y esto se puede comprobar en Administraciones como la Generalitat Valenciana; la Comunidad de Madrid y la Generalitat de Catalunya.
En estos momentos estamos negociando con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), organismo líder en implantación de procesos administrativos telemáticos.
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Para cualquier tipo de implantación de TeleAdministración, además de utilizar nuestra innovadora herramienta
Palluc DataForm, se hace necesario la utilización de tecnología más estándar y escalable posible. El sistema se apoya sobre un servidor web estándar, una base de datos SQL estándar, un sistema de generación / edición de PDF y un sistema de programación de parte del servidor web que envíe, valide y relacione los PDF con la base de datos.
Multiplataforma
Los componentes del sistema mencionados pueden ser prácticamente cualquiera, el sistema utiliza tecnologías estándar por lo que se puede adaptar y portar a cualquier sistema SW, HW o Sistema Operativo.
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Servidor Web: Se puede utilizar cualquiera que acepte Java o esté en plataforma Windows. Ello permite la utilización de por ejemplo: Internet Information Server, Java Web Server, Jakarta Tomcat, Apache, Oracle Web Server, Iplanet, ... En plataformas tanto Windows NT como UNIX o Linux,
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Base de datos: Se puede utilizar cualquiera que sea SQL y cumpla con los estándares abiertos ODBC y JDBC. Ejemplo: Oracle, Informix, Interbase, IBM DB2, MS SQL Server 7, PostgreSQL, ...
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Multinavegador. Funciona en todos los navegadores estándares del mercado: Microsoft Internet Explorer, Netscape, etc...
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Sistema de generación y edición PDF: para ello cumple esta función perfectamente el paquete de software Adobe Acrobat 4. Que permite generar documentos PDF a partir de cualquier documento previo, su posterior edición y creación de campos de formulario.
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Sistema de programación Web: debe ser un sistema lo suficientemente potente para gestionar todo lo relacionado con PDF en web. Por ello se puede realizar en servlets de Java, CGI, ISAPI, NSAPI.
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